A Transformação Digital já é uma realidade em diversos setores, entre eles o acadêmico/escolar, mas é inegável que o segmento ainda lide com muitos processos manuais e que envolvam o manuseio de uma gama enorme de documentos físicos. São atas de reuniões, boletins, notas fiscais, declarações, prontuários de alunos, dados de todo o corpo administrativo, enfim, um volume altíssimo que, em caso de má gestão, pode comprometer a rotina dos profissionais e, consequentemente, o processo de aprendizagem. E num cenário como esse, manter um alto nível de excelência na organização, segurança e agilidade é fator preponderante para ter uma gestão eficiente no âmbito acadêmico.
Existem algumas características inerentes a esse segmento, tais como o grande fluxo de alunos, fazendo com que a demanda documental seja constante e com grande rotatividade. Manter tudo em um ambiente seguro e organizado deve fazer parte de uma rotina contínua e diária. Não existe alternativa. Para gerenciar da melhor forma todo esse acervo é sempre mais indicado investir em tecnologia. Assim como ocorre em praticamente todos os segmentos, no escolar também existem documentações que necessitam de guarda permanente ou temporária. E aqui não falamos somente das portarias do Ministério da Economia (MEC). Existem recomendações específicas para cada tipo na tabela de temporalidade do Arquivo Nacional – o histórico escolar, por exemplo, deve ser mantido por cinco anos, mesmo após extinção do vínculo do aluno com a instituição. Após esse prazo, deve ser arquivado.
Frente ao exposto, a primeira lição de casa para uma boa gestão documental é a digitalização. Essa atividade traz inúmeros benefícios: otimização do tempo, diminuição de custos, segurança no armazenamento, agilidade nas consultas e muito mais. Tornando o seu acervo digital, a busca por todo e qualquer prontuário se torna rápida e assertiva, impactando diretamente na produtividade da equipe. E imagine poder contar com tudo isso organizado pelo número de matrícula, nome do aluno, disciplina, enfim, você que determina como os arquivos serão indexados em um portal web com toda a segurança. Finalizado esse processo, temos outra tarefa importante: o que fazer com essa papelada toda? Em anos de experiência atendendo clientes do setor, já me deparei com casos em que um determinado contrato que deveria estar com o time de finanças foi encontrado na sala dos professores, o histórico escolar de um aluno específico foi descoberto no meio das notas fiscais…
É preciso espaço com condições adequadas para arquivar tantos documentos e ainda se prevenir das ações do tempo ou de adversidades como incêndios, enchentes e até mesmo traças. E não há outra alternativa que não seja a contratação de uma empresa que ofereça estrutura planejada especialmente para a prestação do serviço de guarda física. Central de monitoramento 24h, bombeiro exclusivo, projeto e fabricação dos locais de armazenamento baseado em normas internacionais de segurança, frota própria e equipada, equipe altamente capacitada para acomodar as caixas com prontuários… Esses são alguns dos pontos a serem levados em consideração quando falo em estrutura especialmente planejada.
Por fim – mas não menos importante – destaco a automação de determinados processos também como algo potencialmente revolucionador para a gestão documental em instituições de ensino. Por meio de uma esteira digital, por exemplo, é possível fazer o upload dos prontuários na ferramenta, fazer análises em pouquíssimos segundos, extrair dados, emitir alertas de eventuais pendências, enviar cobranças e demais informações, enfim, há uma infinidade de possibilidades, tudo acessível e a partir de poucos cliques.
Dificuldade para encontrar documentos e falta de espaço hábil para armazená-los não podem mais ser uma realidade para o seu negócio. O investimento em tecnologia, mais do que simplesmente modernizar a escola, possibilita um passo estratégico muito importante: vai tornar a instituição de ensino referência em sua localidade. Afinal de contas, na gestão dos prontuários escolares: você dá aula ou fica de recuperação?
