Maximize a produtividade de sua equipe e garanta a proteção dos documentos empresariais com a New Space
Diariamente, empresas brasileiras geram uma quantidade enorme de documentos essenciais, desde folhas de pagamento, contratos e extratos, até relatórios financeiros e registros de clientes, representando um vasto universo documental fundamental para a operação e evolução de qualquer negócio. Nesse contexto, é imprescindível investir no serviço de guarda externa e, nesse artigo, nós vamos saber mais sobre os diferenciais de contar com uma parceria como essa!
A gestão e guarda externa de documentos representa a transferência estratégica dos serviços de gerenciamento e armazenamento dos registros empresariais para uma empresa terceirizada especializada nesse âmbito. O Grupo New Space, com quase quatro décadas de experiência, destaca-se como referência nesse mercado, com centenas de cases de sucesso.
Ao optar por esse serviço, a instituição firma um contrato, assegurando um pagamento específico pelo suporte oferecido. A empresa terceirizada assume a responsabilidade de tratar e armazenar os documentos com toda segurança, disponibilizando-os à empresa contratante em formato digital, viabilizando o acesso contínuo e eficaz aos mesmos. E, se for o caso, pode devolver ou trabalhar em um expurgo pontual.
Muitas organizações enfrentam desafios ao rastrear seus documentos, especialmente quando ainda dependem de arquivos físicos. As empresas especializadas em guarda externa documental surgem como a solução para mitigar essa complexidade na gestão documental dos negócios. Sistemas avançados de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como o oferecido pela New Space, possuem a capacidade de rastrear detalhes como “quem”, “o quê”, “onde” e “quando” em relação aos documentos, garantindo um acesso controlado e seguro.
Transferir os documentos empresariais para uma guarda externa representa um investimento na eficiência diária dos colaboradores. A capacidade de acessar registros com agilidade, através de um simples clique, agiliza os processos internos e contribui para uma experiência excepcional para os clientes, ao garantir a oferta de serviços eficazes e satisfatórios.
A terceirização desses serviços não apenas alivia a carga operacional, mas também assegura uma organização meticulosa. Ao confiar a gestão documental a uma empresa especializada, há a certeza de saber exatamente onde cada documento crucial está armazenado. Além disso, a empresa terceirizada, comprometida com a segurança e confidencialidade, oferece uma proteção robusta aos dados, implementando medidas de segurança avançadas, garantindo assim a tranquilidade da empresa proprietária quanto à integridade e confidencialidade de seus registros.
Ao considerar os desafios diários na gestão de documentos, a terceirização para empresas especializadas surge como uma solução essencial. A organização e segurança garantidas pela parceria com o Grupo New Space não apenas simplificam a rotina empresarial, mas também oferecem tranquilidade, assegurando a proteção e integridade dos registros vitais. Investir na gestão externa é um passo crucial para aprimorar a eficiência operacional e proteger o cerne dos dados empresariais.
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