Três vantagens de se profissionalizar a gestão e guarda documental
No cenário corporativo atual, profissionalizar a gestão e armazenagem dos documentos empresariais é de vital importância, tanto no aspecto administrativo, quanto de controle e fiscal. Quem nunca passou por aquela situação de ter de encontrar um contrato importante de última hora sabe o quão estressante pode ser esse momento. Isso quando você dá sorte de encontrá-lo… Por conta dessas questões, apresentamos aqui três vantagens de se profissionalizar a gestão e guarda documental:
- Manutenção total da integridade dos documentos
A profissionalização dessa atividade pressupõe a guarda em um ambiente projetado especialmente para este fim, seguindo rigorosas normas internacionais de segurança. Tem de ser em um local longe de rios e sem o risco de alagamentos, fora de rotas áreas, distante de aeroportos e helipontos. É necessário também possuir equipamentos como sprinklers inteligentes e detectores de fumaça.
- Acesso rápido para pesquisa via web e solicitações
O serviço é projetado não só para que você arquive documentos com segurança, mas também para que você possa encontrá-los de forma fácil e rápida sempre que precisar. Lembra de quando falei sobre aquela necessidade de última hora? Pois bem, é importante contar com um portal online, com acesso gratuito, sem limite de usuários para consulta e solicitação das caixas. Aqui na New Space, além desses diferenciais, ainda contamos com frota própria.
- Economia de recursos
A sala que você usa para arquivo está cheia, empoeirada e custando caro para a sua operação? Já vivenciamos casos em que uma empresa pagava um aluguel caríssimo apenas para armazenar documentos. Outro cliente conseguiu abrir novos postos de trabalho depois de migrar a papelada para a New Space.
Frente a todas essas vantagens, não tem como não profissionalizar uma atividade tão importante quanto essa. E para você não ter dor de cabeça e usufruir de tudo sem nenhum tipo de percalço, contrate um parceiro que tenha renome no mercado. Tenha total controle do ciclo de vida, além de boas práticas de gestão documental com a New Space!
