Comprovantes de pagamento, orçamentos, identificação dos condôminos, regulamento interno, atas de reuniões… Independente do seu porte, diariamente, a gestão de um condomínio é capaz de produzir incontáveis documentos – se você é síndico ou administrador de um empreendimento, sabe do que eu estou falando. Até porque dentre as diversas competências de um profissional desse ramo está a de zelar por esses e outros arquivos.
Como você tem lidado com toda essa importante papelada? Sejam elas relacionadas às áreas fiscal, tributária, trabalhista, financeira, entre outras, é sempre necessário implementar a tríade: organização, segurança e disponibilidade. Em caso das eventuais solicitações que possam ocorrer, sejam elas provenientes de uma simples prestação de contas, até um processo trabalhista movido por algum ex-funcionário, a documentação precisa estar ali disponível e com fácil acesso.
Segundo a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), determinados arquivos físicos só podem ser descartados após 30 anos, como os casos da folha de pagamento e do GFIP. Outros devem ficar armazenados de forma permanente, como as atas de assembleia, orçamentos e contratos, plantas do condomínio etc. É um volume de informações junto a uma responsabilidade altíssimas.
Para trabalhar de maneira mais organizada e segura, não existe fórmula mágica, pois você só encontra tudo isso numa prestadora de serviços com know how e que seja atestada por certificados e por outros clientes. E não tem como, quando o assunto é gestão e armazenamento de documentos, o Grupo New Space é mais do que líder: é referência no mercado.
Isso porque acomodamos os arquivos em amplas, modernas e seguras instalações, projetadas exatamente para a prestação desse tipo de serviço. As caixas são devidamente identificadas em um sistema com acesso via web, ficando disponíveis para consultas sempre que houver alguma necessidade.
Em resumo, a gestão documental é essencial em qualquer condomínio, pois além de auxiliar na organização e transparência garante o cumprimento de obrigações legais. Por aqui, já estamos ajudando a revolucionar a gestão de diversos condomínios e administradoras. O que falta para você?
*Por Patrícia Moreira, gerente comercial da New Space
