No cenário atual, onde a transformação digital é essencial para a competitividade das empresas, a digitalização de documentos se destaca como uma solução indispensável. Além de otimizar a organização dos arquivos, esse processo traz eficiência e segurança para o gerenciamento de informações corporativas. Com a New Space, sua empresa conta com um parceiro confiável que oferece tecnologias avançadas de digitalização e gestão de documentos, promovendo uma operação mais ágil e segura.
O que é a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de converter arquivos físicos em formato digital, por meio de scanners de alta performance. Esse procedimento permite que as empresas armazenem e acessem seus documentos de forma mais eficiente e segura, eliminando a dependência de arquivos físicos.
Como fazer a digitalização de documentos com a New Space?
Na New Space, oferecemos uma solução completa para a digitalização de documentos empresariais. O processo começa com a coleta do material físico em veículos próprios e seguros. Depois, os documentos são transportados para instalações modernas, onde são preparados e capturados por scanners de alta performance. Todo o conteúdo digitalizado é intitulado e disponibilizado online de forma segura, garantindo que sua empresa tenha acesso rápido e ilimitado aos arquivos.
Além disso, a New Space permite a autenticação digital do conteúdo, seja por assinatura digital ou por meio de cartórios, garantindo a veracidade dos documentos digitalizados.
Benefícios da digitalização de documentos
- Segurança de dados aprimorada
Documentos físicos são vulneráveis a incêndios, inundações, roubos e outros incidentes. Ao digitalizar seus arquivos, você garante maior segurança, pois eles ficam armazenados em ambientes virtuais protegidos, com acesso controlado. - Acesso ilimitado e facilitado
Com os documentos digitalizados, você pode acessar as informações de qualquer lugar, a qualquer momento, por meio de plataformas seguras. Isso facilita o trabalho remoto e melhora a produtividade da equipe. - Preservação dos documentos originais
Ao digitalizar os documentos, os arquivos físicos podem ser mantidos sob custódia segura, em instalações monitoradas 24/7. Isso garante a preservação dos documentos originais por longos períodos, sem riscos de deterioração. - Disponibilidade 24/7
A segurança dos documentos físicos é uma prioridade, e na New Space, adotamos um rigoroso controle para garantir a integridade do seu acervo. Além de coletar e transportar os materiais em veículos próprios e protegidos, oferecemos instalações modernas e seguras para a custódia 24/7. Nossas instalações contam com monitoramento constante e tecnologia de ponta, assegurando que seus documentos estejam protegidos contra qualquer tipo de risco, como incêndios, inundações ou acessos não autorizados. Ao optar pelos nossos serviços, sua empresa também ganha agilidade no acesso a documentos físicos e digitais, proporcionando um ambiente de negócios mais eficiente e protegido.
Outros serviços complementares da New Space
A digitalização de documentos é apenas uma parte da estratégia de Gestão da Informação oferecida pela New Space. Também contamos com serviços como:
- Guarda de Documentos
Além de digitalizar, você pode armazenar seus arquivos físicos com segurança em nossas instalações, equipadas com monitoramento constante e controle de acesso. - Destruição Segura de Documentos
Quando os documentos físicos atingem seu ciclo de vida útil, a New Space oferece a destruição segura, conforme as exigências legais. Esse serviço garante que nenhum dado sensível seja exposto ou acessado indevidamente.
Conclusão
Digitalizar documentos não é apenas uma questão de conveniência, mas de segurança e eficiência. Com a New Space, você conta com scanners de alta performance, processos seguros de coleta e transporte, e uma equipe especializada em Gestão da Informação. A digitalização, junto com a guarda e destruição segura de documentos, oferece uma solução completa para empresas que desejam modernizar a gestão de seus arquivos.
Saiba mais sobre o serviço de digitalização de documentos da New Space!