Você sabe quanto sua empresa realmente gasta para manter contratos, prontuários, notas fiscais e outros documentos armazenados? Embora muitas organizações considerem apenas o espaço ocupado pelas caixas, o Custo de Armazenamento de Documentos envolve despesas que frequentemente passam despercebidas no orçamento.
Entre infraestrutura, mão de obra, consultas e conservação, um arquivo físico pode consumir recursos importantes. Compreender esses gastos é o primeiro passo para identificar oportunidades de economia e tornar a gestão documental mais eficiente.
O que compõe o Custo de Armazenamento de Documentos?
O Custo de Armazenamento de Documentos não se resume ao aluguel de uma sala ou à aquisição de estantes. Para calcular o investimento real, é necessário considerar todas as atividades relacionadas à manutenção, organização e recuperação das informações.
Uma empresa que utiliza uma sala própria para guardar documentos, por exemplo, pode não registrar uma despesa específica com armazenamento. Entretanto, aquele espaço possui custos de manutenção e poderia ser utilizado para outras atividades.
A seguir, conheça cinco gastos que merecem atenção.
5 custos ocultos de manter arquivos físicos
1. Espaço físico e infraestrutura
Salas destinadas ao armazenamento documental representam custos com área ocupada, iluminação, climatização, limpeza e manutenção.
Quanto maior o acervo, maior pode ser a necessidade de infraestrutura para acomodar caixas, armários e estantes.
Além disso, espaços utilizados exclusivamente para arquivos deixam de estar disponíveis para atividades administrativas ou operacionais.
2. Tempo dos colaboradores
O Custo de Armazenamento de Documentos também envolve o tempo dedicado à organização, localização e movimentação dos materiais.
Imagine um colaborador que gasta 20 minutos procurando um contrato. Se essa atividade ocorrer 15 vezes por semana, serão cinco horas semanais destinadas apenas à localização de documentos.
Em um mês de quatro semanas, isso representa aproximadamente 20 horas de trabalho.
Embora seja um exemplo hipotético, ele demonstra como atividades aparentemente simples podem comprometer a produtividade das equipes.
3. Transporte e movimentação
A transferência de documentos entre departamentos, unidades e escritórios também gera despesas.
Dependendo da operação, podem existir custos com veículos, combustível, embalagens, mão de obra e serviços de transporte.
Quando não há organização adequada, movimentações desnecessárias podem aumentar o Custo de Armazenamento de Documentos.
4. Conservação e segurança
Documentos físicos precisam ser armazenados em condições compatíveis com suas características e necessidades de preservação.
Umidade, poeira, infiltrações e manuseio inadequado podem comprometer a integridade dos materiais.
Também é necessário considerar medidas de segurança, controle de acesso e prevenção de incidentes.
Esses investimentos ajudam a proteger informações importantes, mas devem fazer parte da avaliação financeira do arquivo.
5. Acúmulo de documentos sem necessidade de guarda
Outro fator que pode elevar o Custo de Armazenamento de Documentos é a manutenção de materiais que já cumpriram seus prazos de retenção e podem ser destinados à eliminação.
Sem critérios definidos, caixas continuam ocupando espaço durante anos, mesmo quando não existe necessidade administrativa ou obrigação legal de preservá-las.
A aplicação de uma tabela de temporalidade, respeitando as exigências legais e regulatórias aplicáveis, permite identificar quais documentos devem ser preservados e quais podem ser destinados à eliminação.
Como calcular o Custo de Armazenamento de Documentos?
Para identificar oportunidades de redução de despesas, a empresa pode realizar um levantamento dos custos mensais relacionados ao arquivo físico.
Considere os seguintes elementos:
- Infraestrutura: área ocupada, manutenção e despesas operacionais.
- Mão de obra: horas destinadas à organização e consulta documental.
- Materiais: caixas, etiquetas, estantes e outros insumos.
- Movimentação: transporte e recuperação de documentos.
- Conservação: medidas de proteção e manutenção do acervo.
A soma dessas despesas oferece uma estimativa mais completa do Custo de Armazenamento de Documentos.
Também é importante considerar a frequência de consultas, o crescimento mensal do acervo e a necessidade de acesso às informações.
Esses indicadores ajudam a avaliar se a estrutura atual continua adequada às necessidades da organização.
Guarda terceirizada ou digitalização: qual solução reduz mais custos?
Não existe uma resposta única. A escolha depende do volume documental, da frequência de consultas e das obrigações de retenção.
A Guarda de Documentos terceirizada pode ser interessante para empresas que precisam preservar grandes volumes físicos, mas desejam liberar espaços internos e contar com uma operação especializada.
Já a Digitalização de Documentos facilita o acesso às informações, reduz a necessidade de consultas presenciais e pode contribuir para a otimização de processos.
Em muitos casos, a combinação das duas soluções apresenta vantagens: documentos físicos permanecem armazenados conforme as necessidades de preservação, enquanto versões digitais são disponibilizadas para consultas frequentes.
A digitalização, entretanto, não autoriza automaticamente a eliminação dos originais. A possibilidade de descarte depende da natureza dos documentos e das regras aplicáveis.
Como a New Space ajuda a otimizar a gestão documental?
A New Space oferece soluções integradas para empresas que desejam controlar melhor o Custo de Armazenamento de Documentos e modernizar seus processos.
Com serviços de Guarda de Documentos, Digitalização e Destruição Segura, a empresa apoia diferentes etapas do ciclo de vida documental.
A guarda especializada permite transferir acervos físicos para uma estrutura dedicada, enquanto a digitalização facilita o acesso às informações.
Já a Destruição Segura possibilita a destinação adequada de documentos cuja eliminação tenha sido autorizada, contribuindo para uma gestão mais organizada.
Sua empresa sabe quanto custa manter seus arquivos?
Reduzir o Custo de Armazenamento de Documentos exige mais do que liberar espaço. É necessário compreender como o acervo impacta a infraestrutura, a produtividade e os processos internos.
Uma estratégia de gestão documental bem planejada permite identificar desperdícios, melhorar o acesso às informações e direcionar recursos para atividades mais importantes.
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