O armazenamento de documentos é uma etapa estratégica para qualquer empresa que deseja manter sua operação organizada, segura e em conformidade com a lei. No entanto, muitos negócios ainda cometem falhas que comprometem a integridade das informações, aumentam custos e colocam a empresa em risco jurídico. Neste artigo, listamos 5 erros comuns no armazenamento de documentos e mostramos como corrigi-los com soluções tecnológicas e seguras oferecidas pela New Space.
1. Falta de digitalização dos documentos físicos
Um dos erros mais recorrentes é manter os arquivos apenas em papel. Além de ocupar espaço físico, isso dificulta o acesso e o compartilhamento das informações, especialmente em um cenário híbrido ou remoto.
Solução:
Com o serviço de digitalização de documentos da New Space, é possível converter acervos físicos em imagens digitais de alta qualidade, com indexação inteligente e acesso remoto imediato. Essa prática aumenta a produtividade, reduz custos e garante mais segurança para as informações da sua empresa.
2. Armazenamento inseguro e sem controle de acesso
Guardar documentos em locais improvisados ou sem controle adequado de acesso é um risco sério. Vazamentos, perdas, incêndios e até o manuseio incorreto por pessoas não autorizadas podem causar danos irreversíveis.
Solução:
A New Space oferece instalações modernas, com monitoramento 24h, controle biométrico, sprinklers inteligentes e bombeiro exclusivo. Além disso, o sistema de rastreabilidade permite acompanhar cada caixa armazenada em tempo real, garantindo total transparência e segurança.
3. Ausência de backup e plano de contingência
Empresas que não realizam cópias de segurança dos seus arquivos digitais estão vulneráveis a falhas técnicas, ataques cibernéticos ou desastres físicos. A perda de dados pode paralisar uma operação inteira e gerar prejuízos financeiros e de imagem.
Solução:
Com as soluções de gestão documental digital da New Space, sua empresa tem acesso a plataformas seguras com redundância de dados, servidores protegidos e backups automáticos, assegurando a continuidade do negócio mesmo em situações críticas.
4. Descumprimento da LGPD
Outro erro comum é armazenar documentos sem seguir as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso inclui informações pessoais de colaboradores, clientes e fornecedores que, se tratadas de forma inadequada, podem gerar multas severas e danos à reputação da empresa.
Solução:
A New Space conta com uma equipe especializada em LGPD e segurança da informação, oferecendo consultoria, adequação de políticas internas e até serviços de DPO as a Service. Assim, sua empresa garante conformidade legal e tranquilidade jurídica em todas as etapas do ciclo documental.
5. Não realizar a destruição segura de documentos
Manter documentos fora do prazo legal de guarda é um erro que gera acúmulo desnecessário, aumenta custos e expõe informações confidenciais. O descarte incorreto de documentos sigilosos também pode causar vazamentos de dados sensíveis.
Solução:
A New Space realiza a destruição segura de documentos com emissão de certificado e práticas ambientalmente corretas. O processo é rastreado e realizado em conformidade com as normas de segurança da informação, garantindo que nenhum dado possa ser recuperado após a eliminação.
Boas práticas para consolidar o armazenamento de documentos
Depois de corrigir os erros mais comuns, vale instituir um programa contínuo de governança para o armazenamento de documentos. Isso inclui política clara de temporalidade, revisão periódica de acessos, testes de restauração de backup e auditorias internas para verificar aderência à LGPD. Outra boa prática é adotar padrões de indexação e nomenclatura que facilitem a busca e evitem duplicidades. Por fim, monitore indicadores como tempo médio de localização, volume de solicitações atendidas e custo por caixa armazenada. Esses KPIs mostram, na prática, como o armazenamento de documentos está contribuindo para a eficiência operacional — e onde a New Space pode avançar ainda mais com automação, segurança e rastreabilidade.
Conclusão
Evitar esses erros é essencial para manter a integridade e a segurança das informações da sua empresa. A New Space oferece soluções completas de digitalização, armazenamento, gestão e destruição de documentos, com infraestrutura moderna, tecnologia de ponta e conformidade com a LGPD.