A New Space entende que a digitalização de documentos no setor de Recursos Humanos (RH) é um tema repleto de dúvidas. Por isso, preparamos um roteiro de perguntas e respostas para ajudar você a entender como essa solução pode trazer mais eficiência, segurança e organização para a sua empresa.
1. Por que a digitalização de documentos é essencial para o RH?
No RH, a organização é fundamental para garantir um funcionamento eficiente. Com a digitalização, documentos como prontuários e acervos são armazenados de forma digital, facilitando o acesso e reduzindo a necessidade de espaços físicos para arquivamento. Isso torna a gestão mais ágil e menos suscetível a perdas de informações.
2. Quais os benefícios mais imediatos da digitalização para a área de RH?
- Facilidade de acesso: Documentos podem ser encontrados com apenas alguns cliques, economizando tempo e esforço.
- Segurança: Os arquivos são armazenados em sistemas protegidos contra acessos não autorizados e danos físicos.
- Liberação de espaço físico: Ao digitalizar os documentos, o departamento pode redirecionar espaços antes utilizados para armazenamento.
- Sustentabilidade: A redução do uso de papel contribui diretamente para práticas mais ecológicas.
- Redução de custos operacionais: Com menos espaço físico e menos tempo gasto em buscas, o RH consegue reduzir significativamente despesas relacionadas à administração documental
3. Como a digitalização melhora a gestão do setor?
A digitalização centraliza as informações e permite que elas sejam integradas aos sistemas de gestão de RH, como ERPs e softwares de folha de pagamento. Isso garante que processos como admissões, desligamentos e gestão de benefícios sejam realizados de forma automatizada, com mais precisão e menor tempo de execução. Além disso, os documentos digitalizados estão sempre atualizados, permitindo que o RH atue proativamente em auditorias e revisões internas, o que reduz riscos e melhora a conformidade regulatória.
4. Quais setores do RH podem ser beneficiados pela digitalização?
Toda a cadeia do RH pode ser beneficiada, especialmente nas áreas de:
- Admissão e desligamento: Gerencie contratos e documentos obrigatórios de forma prática.
- Gestão de benefícios: Controle e ajuste os benefícios dos colaboradores com mais agilidade.
- Auditorias e conformidades: Mantenha os documentos organizados e facilmente acessíveis para atender a fiscalizações e auditorias.
- Treinamento e desenvolvimento: Facilite a gestão de certificados e registros de participação em cursos e treinamentos, garantindo a rastreabilidade do progresso de cada colaborador
5. Como funciona a solução de digitalização da New Space?
A New Space oferece um serviço completo de digitalização, que inclui:
- Scanners de alta performance: Imagens de alta definição que garantem a legibilidade e preservação dos arquivos.
- Equipe qualificada: Profissionais especializados para processar os documentos com agilidade.
- Integração com sistemas: Permite conectar os documentos digitalizados aos sistemas que a sua empresa já utiliza.
- Segurança completa: Desde o transporte seguro dos documentos físicos até o armazenamento digital em ambientes protegidos.
- Consultoria personalizada: Avaliamos a estrutura atual de gestão documental da sua empresa para identificar melhorias e sugerir soluções que realmente atendam às suas necessidades.
6. É possível integrar os documentos digitalizados com os sistemas de RH existentes?
Sim! A solução da New Space é totalmente integrada e compatível com os principais sistemas de gestão de RH do mercado. Isso significa que os dados digitalizados podem ser sincronizados com sistemas como folha de pagamento, ERP e portais internos de colaboradores.
7. Quais são os diferenciais da solução de digitalização da New Space?
- Experiência consolidada: Com quase 40 anos de atuação no mercado, somos referência em digitalização e gestão de documentos.
- Escalabilidade: Adaptamos a solução de acordo com o volume de documentos da sua empresa.
- Suporte dedicado: Oferecemos atendimento especializado em todas as etapas do processo, garantindo a melhor experiência para sua empresa.
- Alinhamento com ESG: Nossas soluções promovem práticas sustentáveis, alinhando sua empresa às exigências ambientais e sociais do mercado.
Conclusão
A digitalização de documentos no RH vai muito além de reduzir papéis: ela transforma a gestão do setor, trazendo mais eficiência, segurança e praticidade. Se você busca modernizar sua operação de RH, a New Space está pronta para ser sua parceira estratégica.